Hồ sơ, thủ tục xin cấp số nhà mới nhất hiện nay mà bạn nên biết

Thủ tục xin cấp số nhà là vấn đề nhiều người quan tâm khi nhà mới xây chưa có địa chỉ chính thức, nhà nằm trong ngõ chưa được đánh số hoặc cần xác nhận lại số nhà để thực hiện các thủ tục liên quan đến cư trú và giao dịch. Trong bài viết dưới đây, VIETNAM LAND sẽ hướng dẫn cách xác định trường hợp cần cấp số nhà, hồ sơ thường dùng, quy trình thực hiện, chi phí và những lưu ý pháp lý quan trọng.

Tóm tắt nhanh: Quy định hiện hành về đánh số và gắn biển số nhà được hợp nhất tại Văn bản 05/VBHN-BXD ngày 13/02/2026 của Bộ Xây dựng. UBND cấp xã rà soát, đề xuất phương án đánh số để UBND cấp tỉnh quyết định tổ chức thực hiện; sau đó UBND cấp xã triển khai tại địa bàn và cấp chứng nhận số nhà cho các hộ được gắn biển. Chứng nhận số nhà được sử dụng trong các thủ tục liên quan đến địa chỉ nhưng không thay thế giấy tờ công nhận quyền sở hữu nhà ở hoặc công trình xây dựng.

Cấp số nhà là gì?

Đánh số nhà là việc xác định số nhà theo những nguyên tắc thống nhất để mỗi căn nhà hoặc công trình có địa chỉ rõ ràng. Gắn biển số nhà là việc đặt biển số đã được xác định tại vị trí phù hợp trên công trình.

Văn bản hợp nhất 05/VBHN-BXD quy định việc đánh số và gắn biển số nhà được thực hiện tại:

• Khu vực đô thị.
• Khu vực nông thôn.
• Dự án đầu tư xây dựng nhà ở.
• Khu đô thị.
• Khu công nghiệp.

Việc đánh số nhà không chỉ phục vụ nhu cầu nhận thư hoặc giao hàng. Quy định hiện hành xác định số nhà còn giúp:

• Xác định chính xác địa chỉ.
• Thuận tiện khi thực hiện giao dịch dân sự và thương mại.
• Hỗ trợ quản lý dân cư.
• Phục vụ công tác phòng cháy chữa cháy.
• Phục vụ an ninh, trật tự.
• Đồng bộ địa chỉ với cơ sở dữ liệu dân cư và dữ liệu đất đai.

Một điểm quan trọng là địa chỉ số nhà được định hướng thống nhất với địa chỉ trong hồ sơ đề nghị cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất.

Tuy nhiên, người dân cần ghi nhớ:

Số nhà chỉ xác định địa chỉ. Có số nhà không đồng nghĩa căn nhà đã được công nhận quyền sở hữu.

Nộp hồ sơ trực tiếp tại UBND cấp phường hoặc qua Cổng dịch vụ công của tỉnh

Trường hợp nào cần xin cấp hoặc xác nhận số nhà?

Trong thực tế, nhu cầu xin cấp số nhà thường phát sinh ở một số trường hợp sau.

Nhà đã xây nhưng chưa được đánh số

Đây là trường hợp khá phổ biến tại khu dân cư mới hình thành hoặc những tuyến đường trước đây chưa thực hiện đánh số đồng bộ.

Nếu nhà nằm trên một tuyến đã có phương án đánh số, cơ quan quản lý sẽ căn cứ vị trí thực tế và dãy số hiện hữu để xác định số phù hợp.

Nhà mới phát sinh giữa hai căn đã có số

Thông tư hiện hành đã quy định rõ cách xử lý trường hợp này.

Nếu một nhà mới xuất hiện giữa nhà số 20 và số 22, có thể sử dụng một trong hai cách:

• 20A, 20B, 20C…
• 20-1, 20-2, 20-3…

Cách làm này giúp hạn chế việc phải đổi toàn bộ dãy số nhà đã tồn tại trước đó.

Nhà nằm trong ngõ hoặc ngách chưa có số

Nhà trong ngõ, ngách vẫn thuộc đối tượng được đánh số.

Nếu ngõ chưa có tên riêng, tên ngõ có thể được xác định dựa trên số nhà mặt đường nằm ngay trước đầu ngõ theo nguyên tắc quy định. Nhà trong ngách cũng có cách xác định tương tự để đảm bảo địa chỉ liên tục và dễ tìm.

Nhà được xây dựng lại

Nếu một căn nhà được xây dựng lại trên khuôn viên của nhiều nhà cũ, việc đánh số mới được thực hiện theo nguyên tắc xử lý tồn tại trong Thông tư.

Trường hợp cụ thể còn phụ thuộc vị trí và hệ thống số nhà đang có.

Nhà cần chứng nhận địa chỉ để làm thủ tục khác

Chủ sở hữu hoặc người sử dụng có thể cần chứng nhận số nhà để thực hiện các thủ tục liên quan đến địa chỉ như cập nhật hồ sơ, đăng ký thông tin hoặc giao dịch.

Mẫu chứng nhận hiện hành nêu rõ giấy này được sử dụng khi cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân làm các thủ tục có liên quan đến địa chỉ.

Cơ quan nào có thẩm quyền cấp số nhà hiện nay?

Đây là nội dung cần cập nhật so với nhiều bài hướng dẫn cũ.

Trước ngày 01/07/2025, một số nhiệm vụ trong công tác đánh số nhà thuộc cấp huyện. Sau khi thực hiện mô hình chính quyền địa phương hai cấp, Thông tư 09/2025/TT-BXD đã sửa đổi các quy định tương ứng.

Theo Văn bản hợp nhất 05/VBHN-BXD hiện hành:

UBND cấp xã có trách nhiệm rà soát, đề xuất phương án đánh số và gắn biển trình UBND cấp tỉnh quyết định tổ chức thực hiện. UBND cấp xã đồng thời cấp chứng nhận số nhà cho các hộ được gắn biển và quản lý dữ liệu địa chỉ trên địa bàn.

Vì vậy, người dân hiện nay nên liên hệ UBND xã, phường hoặc đặc khu nơi có nhà để hỏi thủ tục đang áp dụng.

Những hướng dẫn cũ yêu cầu người dân mặc định nộp hồ sơ tại UBND quận hoặc huyện cần được cập nhật lại.

Mẫu đơn xin cấp giấy chứng nhận số nhà

>> Tải về mẫu đơn xin chứng nhận số nhà đầy đủ tại đây.

Hồ sơ xin cấp số nhà gồm những gì?

Một điểm cần hiểu đúng là Văn bản hợp nhất 05/VBHN-BXD quy định nguyên tắc đánh số, trách nhiệm của cơ quan quản lý và mẫu chứng nhận số nhà, nhưng không thiết lập một bộ hồ sơ xin số nhà cá nhân giống hệt nhau cho mọi địa phương.

Do đó, thành phần hồ sơ cụ thể cần căn cứ thủ tục do địa phương nơi có nhà công bố.

Trong thực tế, người dân có thể được yêu cầu chuẩn bị một số tài liệu như:

• Đơn đề nghị cấp hoặc xác nhận số nhà.
• Giấy tờ chứng minh quyền sử dụng đất nếu đã có.
• Giấy tờ liên quan đến quyền sở hữu nhà hoặc công trình.
• Giấy phép xây dựng nếu công trình thuộc trường hợp phải có.
• Bản vẽ hoặc sơ đồ vị trí công trình.
• Giấy tờ nhân thân của người đề nghị.
• Tài liệu liên quan đến địa chỉ cũ nếu xin điều chỉnh hoặc xác nhận lại số nhà.
• Giấy tờ khác theo quy trình của địa phương.

Người dân không nên tải mẫu đơn từ một tỉnh khác rồi mặc định hồ sơ đó được chấp nhận tại nơi mình cư trú.

Cách an toàn hơn là:

1. Liên hệ UBND cấp xã.
2. Kiểm tra cổng dịch vụ công địa phương.
3. Sử dụng đúng mẫu và danh mục giấy tờ đang có hiệu lực.

Nếu cần kiểm tra thông tin quyền sử dụng đất trước khi làm thủ tục, bạn có thể tham khảo bài mẫu sổ đỏ mới.

Thủ tục xin cấp số nhà thực hiện như thế nào?

Quy trình cụ thể có thể có sự khác nhau giữa các địa phương, nhưng về cơ bản người dân có thể hình dung theo các bước sau.

Bước 1: Kiểm tra khu vực đã có phương án đánh số chưa

Trước tiên, cần xác định nhà nằm trên:

• Đường, phố.
• Ngõ.
• Ngách.
• Khu dân cư.
• Dự án nhà ở.

Nếu tuyến đường chưa có nhà xây liên tục, UBND cấp xã có thể căn cứ quy hoạch chi tiết để bố trí số dự phòng cho các công trình phát sinh sau này. Nếu chưa có quy hoạch chi tiết phù hợp, UBND cấp xã có thể tổ chức đánh số theo điều kiện cụ thể của khu vực.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ theo yêu cầu địa phương

Người đề nghị cần chuẩn bị giấy tờ chứng minh vị trí căn nhà và các tài liệu liên quan đến nhà đất theo danh mục được công bố.

Nếu hồ sơ có thông tin địa chỉ cũ, cần ghi rõ để cơ quan quản lý đối chiếu.

Bước 3: Nộp hồ sơ

Tùy quy trình tại địa phương, người dân có thể nộp:

• Trực tiếp tại bộ phận tiếp nhận của UBND cấp xã.
• Qua hệ thống dịch vụ công nếu địa phương đã cung cấp thủ tục trực tuyến.

Không nên mặc định mọi tỉnh, thành đều đã cung cấp dịch vụ xin cấp số nhà trực tuyến.

Bước 4: Cơ quan chức năng đối chiếu thực tế

Cơ quan thực hiện có thể kiểm tra:

• Vị trí căn nhà.
• Đường hoặc ngõ mà cửa chính tiếp giáp.
• Số nhà hai bên.
• Chiều đánh số.
• Dữ liệu địa chỉ đang quản lý.
• Phương án đánh số được phê duyệt.

Theo nguyên tắc chung đối với nhà mặt đường, nhà bên trái theo chiều đánh số sử dụng số lẻ, còn nhà bên phải sử dụng số chẵn.

Thủ tục xin cấp số nhà thực hiện như thế nào?

Bước 5: Xác định số nhà

Số nhà được xác định theo trật tự trên tuyến và phương án quản lý.

Chủ nhà không tự chọn một con số mình thích rồi đề nghị cơ quan công nhận.

Nếu nhà phát sinh giữa hai số đã tồn tại, cơ quan có thể áp dụng số kèm chữ cái hoặc số sau dấu gạch ngang theo quy định.

Bước 6: Gắn biển và nhận chứng nhận số nhà

UBND cấp xã có trách nhiệm cấp chứng nhận số nhà cho hộ được gắn biển.

Chứng nhận này có thể được sử dụng trong các thủ tục liên quan đến địa chỉ.

Nguyên tắc đánh số nhà hiện nay

Người dân không cần tự tính số nhà, nhưng hiểu nguyên tắc sẽ giúp dễ kiểm tra kết quả.

Nhà mặt đường

Dãy số tự nhiên được sử dụng theo thứ tự từ nhỏ đến lớn.

Theo chiều đánh số:

• Bên trái dùng số lẻ.
• Bên phải dùng số chẵn.

Chiều đánh số thông thường được xác định theo hướng:

• Bắc xuống Nam.
• Đông sang Tây.
• Đông Bắc xuống Tây Nam.
• Đông Nam lên Tây Bắc.

Với đường có tính chất đặc thù, UBND cấp xã có thể quyết định chiều phù hợp.

Nhà nằm giữa hai số có sẵn

Ví dụ giữa số 20 và số 22 có thêm nhà mới, số mới có thể là:

• 20A, 20B…
• Hoặc 20-1, 20-2…

Nhà trong ngõ

Nếu ngõ chỉ có một đầu thông ra đường, chiều đánh số được thực hiện từ nhà đầu ngõ gần đường đi vào nhà cuối ngõ.

Nếu ngõ nối hai đường thì cách xác định còn phụ thuộc ngõ đã có tên hay chưa và bề rộng của các tuyến kết nối.

Nhà trong ngách

Nhà trong ngách được đánh theo nguyên tắc tương tự, từ đầu ngách đi sâu vào bên trong.

Những trường hợp ngõ hoặc ngách có đặc điểm phức tạp có thể do UBND cấp xã quyết định phương án phù hợp.

Nhà có hai mặt tiền được cấp số theo đường nào?

Nếu một căn nhà có cửa mở ra hai tuyến đường khác nhau, pháp luật không cho chủ nhà tự chọn tùy ý.

Theo quy định hiện hành:

• Ưu tiên đường có mặt cắt ngang lớn hơn.
• Nếu hai đường có mặt cắt ngang tương đương, có thể xác định theo đường có cửa chính.
• Trường hợp cần thiết có thể căn cứ tuyến đã được đánh số liên tục.

Nếu cửa chính nằm ngay góc giao giữa hai tuyến thì biển số được gắn theo đường, phố, ngõ hoặc ngách lớn hơn.

Quy định này giúp tránh tình trạng một căn sử dụng nhiều địa chỉ khác nhau trong cùng hệ thống quản lý.

Biển số nhà được gắn ở đâu?

Mỗi nhà mặt đường, nhà trong ngõ hoặc nhà trong ngách được gắn một biển số.

Biển phải được đặt ở vị trí dễ quan sát, thường:

• Bên trái cửa chính.
• Hoặc trên giữa cửa chính.

Nếu nhà có hàng rào nằm sát hè hoặc lòng đường, biển số có thể được gắn tại trụ cổng chính phía bên trái khi nhìn từ ngoài vào.

Việc gắn đúng vị trí giúp cơ quan quản lý, đơn vị giao nhận, lực lượng PCCC và người đến liên hệ dễ xác định địa chỉ hơn.

Nguyên tắc đánh số nhà hiện nay

Xin cấp số nhà mất bao lâu?

Không có một thời hạn giải quyết chung được quy định trong Thông tư về đánh số nhà để áp dụng giống nhau cho mọi địa phương.

Thời gian thực tế có thể phụ thuộc vào:

• Tuyến đường đã có phương án đánh số hay chưa.
• Nhà có cần kiểm tra hiện trạng không.
• Hồ sơ có đầy đủ không.
• Có phát sinh điều chỉnh hệ thống số nhà xung quanh hay không.
• Quy trình hành chính do địa phương ban hành.

Ví dụ, trường hợp nhà nằm giữa hai căn đã có số trên một tuyến được quản lý ổn định có thể dễ xử lý hơn khu dân cư chưa từng được đánh số đồng bộ.

Người dân nên căn cứ:

• Phiếu tiếp nhận.
• Giấy hẹn trả kết quả.
• Thủ tục hành chính được UBND địa phương công bố.

Không nên áp một con số như “7 ngày” hoặc “15 ngày” cho toàn quốc nếu không có căn cứ của đúng địa phương.

Xin cấp số nhà hết bao nhiêu tiền?

Quy định hiện hành xác định chủ sở hữu hoặc người đại diện chủ sở hữu có trách nhiệm nộp kinh phí cấp biển số nhà. Nếu không xác định được chủ sở hữu thì người đang sử dụng nhà chịu khoản này.

Cụ thể:

• Kinh phí đánh số nhà và gắn biển tên ngõ, ngách sử dụng ngân sách địa phương.
• Kinh phí gắn biển số nhà do tổ chức hoặc cá nhân có nhà được gắn biển chi trả.
• Với dự án đầu tư xây dựng nhà ở, khu đô thị, chi phí đánh số và gắn biển trong phạm vi dự án do chủ đầu tư chi trả.
• Khu công nghiệp cũng do chủ đầu tư dự án chịu chi phí tương ứng.

Do đó:

Không có một mức tiền cấp biển số nhà cố định áp dụng trên toàn quốc.

Người dân nên hỏi mức thu cụ thể tại UBND cấp xã nơi có nhà.

Chứng nhận số nhà có giá trị pháp lý như thế nào?

UBND cấp xã có trách nhiệm cấp chứng nhận số nhà cho các hộ được gắn biển. Mẫu chứng nhận được quy định kèm theo văn bản hiện hành.

Giấy này được sử dụng trong các thủ tục liên quan đến địa chỉ.

Ví dụ, nó có thể giúp người sử dụng chứng minh căn nhà đang mang số nào khi cần cập nhật hoặc đối chiếu thông tin.

Tuy nhiên, quy định hiện hành nêu rất rõ:

Chứng nhận số nhà không thay thế cho việc công nhận quyền sở hữu nhà ở hoặc quyền sở hữu công trình xây dựng.

Điều này có nghĩa một căn nhà có:

• Biển số.
• Chứng nhận số nhà.
• Địa chỉ rõ ràng.

vẫn có thể phải kiểm tra riêng:

• Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.
• Quyền sở hữu nhà.
• Giấy phép xây dựng.
• Hồ sơ hoàn công.
• Quy hoạch.
• Các vi phạm xây dựng nếu có.

Vì vậy, khi mua bất động sản, không nên xem số nhà là bằng chứng chứng minh nhà đã hoàn thiện pháp lý.

Người đọc quan tâm giấy phép xây dựng có thể tham khảo bài nhà dưới 30m2 có được cấp phép xây dựng không?.

Nhà chưa có sổ đỏ có xin cấp số nhà được không?

Không nên trả lời câu hỏi này bằng một chữ “có” hoặc “không” cho tất cả trường hợp.

Việc đánh số nhà nhằm quản lý địa chỉ, trong khi cấp Giấy chứng nhận nhằm công nhận các quyền về đất và tài sản theo điều kiện pháp luật. Hai thủ tục này có bản chất khác nhau.

Chính quy định hiện hành cũng nhấn mạnh chứng nhận số nhà không thay thế việc công nhận quyền sở hữu nhà.

Vì vậy, với căn nhà chưa có sổ, cần kiểm tra:

• Nhà có nằm trong khu vực được đánh số không.
• Nhà đã hình thành trên thực tế như thế nào.
• Hồ sơ về đất đang có.
• Hồ sơ xây dựng.
• Phương án đánh số của địa phương.
• Thành phần hồ sơ UBND cấp xã yêu cầu.

Nếu mục tiêu cuối cùng là xin cấp sổ đỏ hoặc sổ hồng, người dân vẫn phải thực hiện thủ tục riêng. Xin được số nhà không giúp bỏ qua những điều kiện để cấp Giấy chứng nhận.

Nhà xây không phép có được cấp số nhà không?

Đây cũng là vấn đề cần phân biệt giữa quản lý địa chỉ và xử lý vi phạm xây dựng.

Nếu một công trình xây dựng không phép hoặc sai phép thì vấn đề vi phạm phải được xử lý theo pháp luật xây dựng.

Việc công trình được quản lý địa chỉ hoặc có số nhà trong một trường hợp cụ thể không làm cho hành vi xây dựng vi phạm tự động trở thành hợp pháp.

Có thể hiểu đơn giản:

Số nhà ≠ giấy phép xây dựng ≠ sổ đỏ/sổ hồng.

Mỗi loại giấy tờ có chức năng riêng.

Vì vậy, người mua một căn nhà xây dựng có dấu hiệu không đúng phép cần kiểm tra hồ sơ xây dựng và quyền sở hữu thay vì chỉ nhìn vào biển số nhà.

Có được tự làm biển và tự đặt số nhà không?

Người dân có thể thay một biển bị hỏng bằng biển mới nhưng cần giữ đúng số nhà đã được cơ quan có thẩm quyền xác định và tuân thủ yêu cầu quản lý tại địa phương.

Không nên tự đặt một số hoàn toàn mới chỉ vì thấy khoảng trống giữa các nhà xung quanh.

Ví dụ, một chủ nhà nằm giữa 20 và 22 không thể tự chọn số 21A nếu phương án quản lý của tuyến chưa xác định như vậy.

Theo quy định, việc phát sinh số mới phải tuân thủ các nguyên tắc như 20A, 20B hoặc 20-1, 20-2 tùy phương án được áp dụng.

Việc quản lý thống nhất giúp dữ liệu số nhà được kết nối với:

• Dân cư.
• Đất đai.
• An ninh trật tự.
• PCCC.
• Dữ liệu địa chỉ khác.

Đổi tên đường hoặc sáp nhập phường có phải đổi số nhà không?

Không phải cứ đổi tên đơn vị hành chính thì mọi số nhà đều phải đổi.

Thông tư hiện hành quy định các tuyến đường, phố đã đánh số trước khi quy định mới có hiệu lực được giữ nguyên chiều đánh số. Với các khu vực đã có hệ thống số nhà trước đây, UBND cấp xã xem xét phương án phù hợp để hạn chế xáo trộn trong đời sống của người dân.

Sau các đợt sắp xếp hành chính, cơ quan quản lý có thể cần:

• Chuẩn hóa tên phường, xã.
• Xử lý địa chỉ trùng.
• Cập nhật dữ liệu cư trú.
• Đồng bộ địa chỉ đất đai.
• Điều chỉnh một số trường hợp cần thiết.

Tuy nhiên, người dân chỉ nên thay đổi số nhà khi có phương án hoặc thông báo của cơ quan có thẩm quyền, thay vì tự đổi biển.

Những lỗi thường gặp khi làm thủ tục xin cấp số nhà

Một số sai lầm dễ gặp gồm:

• Tiếp tục nộp hồ sơ theo hướng dẫn cũ tại quận/huyện mà không kiểm tra thẩm quyền mới.
• Cho rằng có số nhà nghĩa là nhà đã có pháp lý đầy đủ.
• Tự đặt một số nhà mới.
• Sử dụng mẫu đơn của địa phương khác.
• Không xác định nhà nằm ở đường, ngõ hay ngách nào theo dữ liệu chính thức.
• Không chuẩn bị giấy tờ chứng minh vị trí công trình.
• Nhầm xin cấp số nhà với xin cấp sổ đỏ.
• Không kiểm tra thông tin địa chỉ sau thay đổi hành chính.
• Nghĩ chi phí biển số giống nhau trên toàn quốc.
• Mua nhà chỉ dựa vào việc căn nhà đã có biển số.

Cách tốt nhất là kiểm tra địa chỉ, đất đai và công trình như ba nhóm thông tin riêng biệt.

Cần lưu ý gì khi làm thủ tục xin cấp số nhà?

Thủ tục xin cấp số nhà hiện được thực hiện theo hệ thống quy định tại Thông tư 08/2024/TT-BXD, đã được sửa đổi bởi Thông tư 09/2025/TT-BXD và hợp nhất tại Văn bản 05/VBHN-BXD ngày 13/02/2026.

Người dân cần lưu ý một số điểm chính:

• UBND cấp xã hiện là cơ quan trực tiếp thực hiện nhiều nhiệm vụ về đánh số và cấp chứng nhận số nhà.
• Phương án đánh số trên địa bàn được đề xuất và tổ chức theo cơ chế quản lý của địa phương.
• Không có một bộ hồ sơ, thời gian xử lý hoặc mức tiền cấp biển thống nhất cho toàn quốc.
• Số nhà phải tuân thủ nguyên tắc đánh số của tuyến, ngõ hoặc ngách.
• Không nên tự đặt số mới.
• Chứng nhận số nhà chỉ có giá trị về địa chỉ.
• Có số nhà không thay thế sổ đỏ, sổ hồng hoặc giấy phép xây dựng.

So với bài hướng dẫn cũ, điểm quan trọng nhất hiện nay là không tiếp tục mặc định nộp hồ sơ tại cấp quận/huyện, bởi quy định đã được sửa đổi theo mô hình chính quyền địa phương hai cấp từ ngày 01/07/2025.

Khách hàng muốn tìm hiểu thêm về thủ tục xin cấp số nhà, giấy phép xây dựng, sổ đỏ, các loại đất và quy hoạch nhà ở có thể tiếp tục theo dõi các nội dung pháp lý tại VIETNAM LAND.