Hồ sơ, thủ tục xin cấp số nhà mới nhất hiện nay mà bạn nên biết

Số nhà là thông tin quan trọng trong các giao dịch bất động sản, ảnh hưởng trực tiếp đến tính pháp lý của nhà ở và đất ở. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ khi nào cần xin cấp số nhà và thủ tục thực hiện ra sao. Trong bài viết này, hãy cùng Vietnam Land tìm hiểu chi tiết về thủ tục cấp số nhà, từ hồ sơ cần chuẩn bị đến cơ quan giải quyết và thời gian xử lý nhé!

Khi nào cần xin giấy chứng nhận số nhà?

Để đảm bảo quyền lợi hợp pháp khi giao dịch nhà đất, việc xác nhận số nhà là thủ tục cần thiết nhằm đảm bảo địa chỉ bất động sản được ghi nhận đúng và thống nhất với thực tế.

Thủ tục này thường được thực hiện trong các trường hợp như:

• Mới xây nhà xong và chưa được cấp số nhà;
• Thực hiện công chứng các hợp đồng như mua bán, chuyển nhượng, cho thuê nhà ở;
• Phát hiện số nhà trên Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất không khớp với địa chỉ thực tế.
• Có thay đổi về địa giới hành chính và chủ nhà muốn cập nhật trên giấy tờ

Trong những trường hợp đó, người dân cần làm đơn đề nghị xác nhận lại số nhà và gửi đến Ủy ban nhân dân cấp xã nơi căn nhà tọa lạc để được xem xét và điều chỉnh theo đúng địa chỉ thực tế.

Thủ tục xin cấp số nhà hiện nay như nào?

Khi xây dựng nhà mới hoặc hoàn thiện giấy tờ pháp lý cho bất động sản, việc xin cấp số nhà là thủ tục bắt buộc tại nhiều địa phương. Sau đây là quy trình chuẩn và các giấy tờ cần thiết để thực hiện thủ tục này đúng quy định:

1. Hồ sơ cần chuẩn bị

Để xin cấp số nhà lần đầu, người dân cần chuẩn bị một bộ hồ sơ gồm:

• Đơn đề nghị cấp số nhà;
• Bản sao có công chứng Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất;
• Giấy phép xây dựng, nếu là công trình xây mới có phép;
• Bản vẽ sơ đồ vị trí nhà hoặc bản thiết kế xây dựng;
• Các giấy tờ chứng minh thời điểm hình thành nhà, đất (nếu được yêu cầu).

Một số địa phương có thể yêu cầu bổ sung biên bản hoàn công hoặc giấy tờ chứng minh quyền sử dụng ổn định, lâu dài, tùy tình huống cụ thể.

2. Cơ quan nộp hồ sơ

Người dân có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại Ủy ban nhân dân cấp xã hoặc thực hiện nộp hồ sơ trực tuyến thông qua Cổng dịch vụ công của tỉnh.

Với hình thức nộp trực tuyến, người nộp cần đăng nhập tài khoản dịch vụ công quốc gia, chọn đúng cơ quan có thẩm quyền và tải đầy đủ thành phần hồ sơ theo yêu cầu. Hồ sơ cần được scan rõ nét, đúng định dạng, đảm bảo tính hợp lệ khi tiếp nhận qua hệ thống.

Nộp hồ sơ trực tiếp tại UBND cấp phường hoặc qua Cổng dịch vụ công của tỉnh

3. Quy trình xử lý hồ sơ

Sau khi nộp hồ sơ, bộ phận tiếp nhận sẽ kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ của các giấy tờ. Nếu hồ sơ đáp ứng yêu cầu, người nộp sẽ được cấp giấy tiếp nhận và phiếu hẹn trả kết quả. Trường hợp hồ sơ còn thiếu hoặc chưa đúng quy định, cán bộ tiếp nhận sẽ hướng dẫn bổ sung.

Tiếp theo, lãnh đạo UBND cấp xã phân công công chức chuyên môn thẩm định nội dung và kiểm tra thực tế. Khi đã hoàn tất thẩm định, văn bản cấp số nhà sẽ được trình ký và chuyển cho bộ phận trả kết quả để phát hành.

Theo quy định, thời hạn giải quyết là 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. 

4. Nhận kết quả 

Người dân có thể chọn một trong hai cách nhận:

• Nhận bản điện tử qua Cổng dịch vụ công sau khi thanh toán lệ phí trực tuyến. Văn bản được ký số và đóng dấu, có thể tải về dưới dạng PDF.
• Nhận bản giấy qua bưu điện: Cần xuất trình giấy tờ tùy thân để đối chiếu trước khi nhận kết quả. Người nhận phải ký xác nhận và nộp phí (nếu chưa thanh toán).

5. Lệ phí

Lệ phí cấp số nhà do Hội đồng nhân dân cấp tỉnh quy định và có thể khác nhau giữa các địa phương. Thông tin về mức phí và phương thức thanh toán thường được công khai trên Cổng dịch vụ công hoặc tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ.

Mẫu đơn xin cấp giấy chứng nhận số nhà

Hiện nay, pháp luật chưa ban hành mẫu đơn thống nhất cho việc đề nghị cấp giấy chứng nhận số nhà. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện thủ tục tại địa phương, người dân có thể tự soạn thảo theo hình thức đơn đề nghị thông thường, đảm bảo đầy đủ các nội dung cơ bản như sau:

• Thông tin cơ quan tiếp nhận: Ghi rõ tên nơi nộp hồ sơ là Ủy ban nhân dân cấp xã.
• Thông tin người đề nghị: Bao gồm họ tên, ngày tháng năm sinh, số CCCD/CMND, địa chỉ thường trú, địa chỉ liên hệ hiện tại.
• Thông tin nhà ở cần xác nhận: Trình bày rõ vị trí, địa chỉ, nguồn gốc nhà đất, tình trạng sử dụng, loại nhà và diện tích (nếu có).
• Mục đích nộp đơn: Nêu rõ lý do xin cấp số nhà (Ví dụ: Hoàn thiện hồ sơ pháp lý, cập nhật địa chỉ sau quy hoạch, xin cấp lần đầu,…)
• Cam kết về tình trạng pháp lý: Người làm đơn cần xác nhận nhà ở đang sử dụng ổn định, không tranh chấp, không nằm trong diện quy hoạch, không bị kê biên, bảo lãnh hoặc dùng để đảm bảo thi hành án và không có khiếu nại.
• Ngoài nội dung chính, người viết đơn cần chú ý trình bày rõ ràng, dùng ngôn ngữ hành chính trang trọng, có ngày tháng, chữ ký và ghi rõ họ tên cuối đơn.

Mẫu đơn xin cấp giấy chứng nhận số nhà

>> Tải về mẫu đơn xin chứng nhận số nhà đầy đủ tại đây.

Tóm lại, thủ tục xin cấp số nhà tuy không phức tạp nhưng cần được thực hiện đúng quy trình và đầy đủ hồ sơ để tránh phát sinh vướng mắc sau này. Việc chủ động cập nhật thông tin địa chỉ không chỉ giúp đảm bảo quyền lợi pháp lý mà còn thuận tiện cho các giao dịch liên quan đến nhà đất. Đừng quên theo dõi chuyên mục Luật bất động sản của Vietnam Land để cập nhật những thông tin mới nhất về quy định pháp lý, thị trường và thủ tục liên quan đến nhà ở, đất đai nhé!