Tổng hợp các loại giấy tờ sử dụng đất được công nhận theo luật hiện hành

Ngày đăng: 05/07/2025

Chia sẻ:

Giấy tờ sử dụng đất là căn cứ quan trọng để Nhà nước xem xét công nhận quyền sử dụng đất của cá nhân, hộ gia đình và tổ chức trước khi được cấp Giấy chứng nhận. Bài viết của VIETNAM LAND giúp bạn phân biệt giấy tờ sử dụng đất với Sổ đỏ, Sổ hồng, nhận diện các loại giấy tờ phổ biến và nắm cách kiểm tra tính pháp lý khi cấp sổ, chuyển nhượng, thừa kế hoặc tặng cho.

Giấy tờ sử dụng đất là gì?

Giấy tờ sử dụng đất là các tài liệu, văn bản thể hiện căn cứ xác lập hoặc chứng minh việc sử dụng đất của cá nhân, hộ gia đình, cộng đồng dân cư và các chủ thể có liên quan. Đây không đồng nghĩa với Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (Sổ đỏ, Sổ hồng), nhưng có thể là căn cứ quan trọng để cơ quan có thẩm quyền xem xét công nhận quyền sử dụng đất.

Giấy tờ sử dụng đất là gì?

Thông qua các giấy tờ này, người sử dụng đất có thể chứng minh nguồn gốc đất, thời điểm và quá trình sử dụng, việc giao đất, chuyển quyền, thừa kế hoặc các căn cứ pháp lý liên quan. Giá trị của từng loại giấy tờ còn phụ thuộc vào thời điểm lập, cơ quan ban hành và điều kiện cụ thể của thửa đất.

Các loại giấy tờ về quyền sử dụng đất được pháp luật công nhận trong từng trường hợp được quy định cụ thể tại Điều 137 Luật Đất đai 2024. Đây cũng là một trong những căn cứ quan trọng khi xem xét cấp Giấy chứng nhận cho hộ gia đình, cá nhân đang sử dụng đất.

Các loại giấy tờ sử dụng đất được công nhận hiện nay

Theo Điều 137 Luật Đất đai 2024, có nhiều nhóm giấy tờ sử dụng đất được xem xét làm căn cứ cấp Giấy chứng nhận. Các giấy tờ này được hình thành qua nhiều thời kỳ và có thể liên quan đến việc giao đất, đăng ký đất đai, thừa kế, tặng cho, mua nhà hoặc quyết định của cơ quan có thẩm quyền.

Giấy tờ được lập trước ngày 15/10/1993

Người đang sử dụng đất có thể được xem xét dựa trên một trong các giấy tờ được lập trước ngày 15/10/1993, gồm:

Giấy tờ về quyền sử dụng đất do cơ quan có thẩm quyền cấp trong quá trình thực hiện chính sách đất đai qua các thời kỳ.
Bằng khoán điền thổ và các giấy tờ về quyền sử dụng đất do cơ quan thuộc chế độ cũ cấp.
Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất tạm thời hoặc thông tin người sử dụng đất trong Sổ đăng ký ruộng đất, Sổ địa chính.
Giấy chuyển nhượng quyền sử dụng đất, mua bán nhà ở gắn liền với đất được UBND cấp xã xác nhận đã sử dụng trước ngày 15/10/1993.
Sổ mục kê, sổ kiến điền lập trước ngày 18/12/1980 có tên người sử dụng đất.
Hồ sơ, tài liệu được lập trong quá trình đăng ký ruộng đất theo Chỉ thị 299/TTg.
Giấy tờ kê khai, đăng ký nhà cửa có ghi diện tích đất và được cơ quan có thẩm quyền xác nhận.
Văn bản giao đất của Bộ Quốc phòng theo Chỉ thị 282/CT-QP năm 1991.
Dự án, danh sách hoặc văn bản về tái định cư, xây dựng khu kinh tế mới có tên người sử dụng đất.
Giấy tờ về quyền sở hữu nhà ở, công trình hoặc việc xây dựng, sửa chữa được cơ quan có thẩm quyền chứng nhận hoặc cho phép.
Giấy tạm giao đất, đơn xin sử dụng đất được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt trước ngày 01/7/1980.
Giấy giao đất cho cán bộ, công nhân viên tự làm nhà ở.
Các giấy tờ khác về quyền sử dụng đất có trước ngày 15/10/1993 theo quy định của UBND cấp tỉnh.

Các loại giấy tờ sử dụng đất được công nhận hiện nay

Giấy tờ về giao đất, thừa kế, tặng cho và nhà ở

Ngoài nhóm giấy tờ trên, Điều 137 Luật Đất đai 2024 còn quy định một số trường hợp liên quan đến quá trình giao đất và xác lập quyền đối với nhà, đất, gồm:

Văn bản giao đất của nông trường, lâm trường quốc doanh cho hộ gia đình, cá nhân sử dụng làm nhà ở hoặc kết hợp làm nhà ở và sản xuất nông, lâm nghiệp trước ngày 01/7/2004.
Giấy tờ hợp pháp về thừa kế, tặng cho quyền sử dụng đất hoặc tài sản gắn liền với đất.
Giấy tờ giao nhà tình nghĩa, nhà tình thương, nhà đại đoàn kết gắn liền với đất.
Giấy tờ mua nhà ở thuộc sở hữu Nhà nước.
Giấy thanh lý, hóa giá nhà ở gắn liền với đất ở.

Đây là những tài liệu quan trọng để xác định nguồn gốc cũng như quá trình hình thành quyền sử dụng đối với thửa đất khi thực hiện thủ tục cấp Giấy chứng nhận.

Quyết định giao đất, cho thuê đất của Nhà nước

Người đang sử dụng đất có quyết định giao đất hoặc quyết định cho thuê đất của cơ quan nhà nước có thẩm quyền từ ngày 15/10/1993 đến trước ngày 01/8/2024 mà chưa được cấp Giấy chứng nhận cũng thuộc trường hợp được pháp luật xem xét.

Khi làm hồ sơ, cần đối chiếu nội dung quyết định với hiện trạng sử dụng đất và các điều kiện tương ứng theo Luật Đất đai 2024 để xác định căn cứ cấp Giấy chứng nhận.

Bản án, quyết định giải quyết tranh chấp và giấy tờ khác

Một số văn bản của cơ quan có thẩm quyền và giấy tờ trong các trường hợp đặc biệt cũng có thể được sử dụng làm căn cứ, gồm:

Bản án hoặc quyết định của Tòa án đã có hiệu lực pháp luật.
Phán quyết của Trọng tài thương mại Việt Nam.
Quyết định thi hành án của cơ quan thi hành án đã được thi hành.
Quyết định giải quyết tranh chấp đất đai của cơ quan có thẩm quyền đã được thi hành.
Quyết định giải quyết khiếu nại, tố cáo về đất đai đã được thi hành.
Bản sao các giấy tờ thuộc trường hợp được pháp luật công nhận khi bản gốc bị thất lạc, cơ quan nhà nước không còn lưu giữ hồ sơ và đáp ứng điều kiện theo quy định, trong đó có xác nhận của UBND cấp xã về việc đất được sử dụng ổn định, không có tranh chấp.
Giấy xác nhận của UBND cấp xã đối với đất sử dụng chung của cộng đồng dân cư.

Như vậy, các loại giấy tờ sử dụng đất được công nhận khá đa dạng, không chỉ gồm giấy giao đất hay hồ sơ địa chính mà còn có giấy tờ thừa kế, tặng cho, quyết định của Nhà nước, bản án và nhiều tài liệu hình thành trong các giai đoạn lịch sử khác nhau. Khi làm thủ tục cấp Giấy chứng nhận, cần đối chiếu chính xác loại giấy tờ đang có với từng trường hợp quy định tại Điều 137 Luật Đất đai 2024.

Cách kiểm tra tính pháp lý của giấy tờ sử dụng đất

Khi nhận chuyển nhượng, thừa kế hoặc làm thủ tục cấp Giấy chứng nhận, người sử dụng đất nên kiểm tra giấy tờ sử dụng đất cùng thông tin thực tế của thửa đất. Việc kiểm tra không chỉ dừng ở tên giấy tờ mà cần đối chiếu chủ thể đứng tên, nguồn gốc sử dụng, thông tin thửa đất và dữ liệu do cơ quan có thẩm quyền quản lý.

Kiểm tra nội dung và nguồn gốc của giấy tờ

Trước tiên, cần xem giấy tờ đang có thuộc nhóm giấy tờ về quyền sử dụng đất được pháp luật công nhận hay không, đồng thời kiểm tra các thông tin quan trọng như:

Họ tên người đứng tên hoặc người được giao đất.
Thời điểm lập và cơ quan ban hành, xác nhận giấy tờ.
Số thửa, tờ bản đồ, diện tích và địa chỉ thửa đất.
Nguồn gốc và mục đích sử dụng đất thể hiện trên hồ sơ.
Các nội dung về giao đất, chuyển nhượng, thừa kế hoặc tặng cho nếu có.

Đặc biệt với giấy tờ được lập qua các thời kỳ trước đây, cần đối chiếu với các trường hợp được quy định tại Điều 137 Luật Đất đai 2024, thay vì chỉ dựa vào hình thức hoặc tên gọi của giấy tờ.

Cách kiểm tra tính pháp lý của giấy tờ sử dụng đất

Đối chiếu thông tin với hồ sơ và dữ liệu đất đai

Để kiểm tra chắc chắn hơn, người dân có thể yêu cầu cung cấp thông tin, dữ liệu đất đai để đối chiếu với giấy tờ đang có. Theo Nghị định 101/2024/NĐ-CP, việc khai thác dữ liệu có thể được thực hiện trực tuyến hoặc trực tiếp tại cơ quan cung cấp dữ liệu đất đai.

Khi kiểm tra nên tập trung đối chiếu:

Thông tin về thửa đất và người sử dụng đất.
Số thửa, số tờ bản đồ và diện tích.
Loại đất, nguồn gốc và hình thức sử dụng.
Thông tin đăng ký, biến động đã được cập nhật trong hồ sơ đất đai.
Quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đã được công bố nếu liên quan đến nhu cầu giao dịch hoặc sử dụng đất.

Theo Điều 59 và Điều 60 Nghị định 101/2024/NĐ-CP, tổ chức, cá nhân có thể khai thác thông tin trực tuyến hoặc gửi yêu cầu đến cơ quan cung cấp dữ liệu; ở địa phương, cơ quan cung cấp thông tin, dữ liệu đất đai là Văn phòng đăng ký đất đai. Trường hợp khai thác trực tiếp, có thể sử dụng Phiếu yêu cầu theo Mẫu số 13/ĐK.

Cần lưu ý, không phải mọi thông tin về thửa đất đều được cung cấp tự do. Chẳng hạn, thông tin về người sử dụng đất hoặc chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất có thể bị hạn chế nếu chưa có sự đồng ý của người đó, trừ những trường hợp pháp luật quy định.

Vì vậy, nếu giấy tờ có dấu hiệu tẩy xóa, thông tin không thống nhất, diện tích hoặc người đứng tên không khớp với hồ sơ, người sử dụng đất nên xác minh tại cơ quan có thẩm quyền trước khi giao dịch hoặc sử dụng giấy tờ để thực hiện thủ tục đất đai.

Phân biệt giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và giấy tờ sử dụng đất

Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và giấy tờ sử dụng đất đều có vai trò quan trọng trong việc xác định quyền đối với đất, nhưng khác nhau về bản chất, giá trị pháp lý và phạm vi sử dụng. Có thể phân biệt hai loại thông qua bảng sau:

Tiêu chí	Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất	Giấy tờ sử dụng đất
Bản chất	Là chứng thư pháp lý để Nhà nước xác nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất hợp pháp của người có quyền.	Là các giấy tờ thể hiện, chứng minh nguồn gốc và quá trình sử dụng đất của cá nhân, hộ gia đình, cộng đồng dân cư và các chủ thể có liên quan.
Cơ sở pháp lý	Được quy định trong Luật Đất đai 2024, trong đó khái niệm Giấy chứng nhận được xác định tại khoản 21 Điều 3.	Các trường hợp giấy tờ về quyền sử dụng đất được quy định tại Điều 137 Luật Đất đai 2024.
Giá trị sử dụng	Xác nhận chính thức quyền sử dụng đất và quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất hợp pháp của người được cấp.	Là căn cứ để xem xét công nhận quyền sử dụng đất, cấp Giấy chứng nhận và xác định một số vấn đề liên quan đến nguồn gốc, loại đất, diện tích đất theo từng trường hợp.
Giao dịch đất đai	Có thể được sử dụng để thực hiện chuyển nhượng, chuyển đổi, cho thuê, tặng cho, thừa kế, thế chấp, góp vốn và các quyền khác khi đáp ứng điều kiện theo quy định.	Không mặc nhiên thay thế Giấy chứng nhận để thực hiện các giao dịch đất đai. Người sử dụng đất cần đáp ứng điều kiện tương ứng theo quy định pháp luật.
Các loại giấy tờ thuộc từng nhóm	– Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. – Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở. – Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất. – Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất.	– Giấy giao đất, quyết định giao đất hoặc cho thuê đất. – Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất tạm thời. – Sổ đăng ký ruộng đất, Sổ địa chính. – Giấy tờ hợp pháp về thừa kế, tặng cho. – Bản án, quyết định và các giấy tờ khác thuộc trường hợp được Điều 137 Luật Đất đai 2024 công nhận.
Lợi ích	– Là điều kiện bắt buộc để người dân có thể thực hiện các giao dịch liên quan đến quyền sử dụng đất như chuyển nhượng, chuyển đổi, cho thuê, tặng cho, thừa kế, thế chấp hoặc góp vốn. – Xác định rõ ràng loại đất và mục đích sử dụng theo quy định của pháp luật. – Giúp xác lập danh tính chính thức của người sử dụng đất hoặc chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất, qua đó bảo vệ quyền lợi hợp pháp trước pháp luật. – Là cơ sở quan trọng để cơ quan có thẩm quyền xem xét, tính toán mức bồi thường khi Nhà nước thu hồi đất. – Giải quyết các tranh chấp về đất đai, nhất là khi có xung đột về quyền sử dụng hoặc ranh giới đất. – Là tài liệu không thể thiếu trong hồ sơ thực hiện các thủ tục hành chính liên quan đến biến động đất đai, như sang tên, hợp thửa, tách thửa, chuyển mục đích sử dụng…	– Là căn cứ quan trọng để xét cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. – Được miễn, giảm hoặc không phải nộp tiền sử dụng đất khi cấp sổ đỏ lần đầu. – Xác định loại đất, mục đích sử dụng đất hợp pháp của người sử dụng. – Xác định diện tích đất ở được công nhận, đặc biệt trong các khu dân cư lâu đời. – Xác định thẩm quyền giải quyết tranh chấp và nơi tiếp nhận hồ sơ hành chính đất đai.

Điểm khác biệt quan trọng là Giấy chứng nhận xác nhận chính thức quyền sử dụng đất hợp pháp, trong khi giấy tờ sử dụng đất chủ yếu đóng vai trò chứng minh nguồn gốc và quá trình sử dụng đất, đồng thời có thể trở thành căn cứ để xem xét cấp Giấy chứng nhận.

Có giấy tờ sử dụng đất thì có được cấp Sổ đỏ không?

Có giấy tờ sử dụng đất không đồng nghĩa với việc đương nhiên được cấp Sổ đỏ. Cơ quan có thẩm quyền sẽ xem xét loại giấy tờ, người đứng tên, nguồn gốc và quá trình sử dụng đất cùng các điều kiện liên quan theo Luật Đất đai 2024. Ngay cả trường hợp không có giấy tờ, người đang sử dụng đất vẫn có thể được xem xét cấp Giấy chứng nhận nếu đáp ứng các điều kiện luật định.

Trường hợp có giấy tờ sử dụng đất

Người đang sử dụng đất có một trong các loại giấy tờ về quyền sử dụng đất thuộc trường hợp được quy định tại Điều 137 Luật Đất đai 2024 có thể được xem xét cấp Giấy chứng nhận.

Nếu giấy tờ đứng tên chính người đang sử dụng đất, việc cấp Giấy chứng nhận được xem xét dựa trên loại giấy tờ và các điều kiện tương ứng. Trường hợp giấy tờ đứng tên người khác, cần xem xét thêm căn cứ về việc chuyển quyền và các điều kiện cụ thể theo quy định.

Vì vậy, khi làm hồ sơ, người sử dụng đất cần kiểm tra kỹ tên trên giấy tờ, thời điểm lập, nguồn gốc đất và các giấy tờ chứng minh quá trình chuyển quyền nếu có.

Trường hợp không có giấy tờ sử dụng đất

Không có giấy tờ sử dụng đất không có nghĩa là chắc chắn không được cấp Sổ đỏ. Luật Đất đai 2024 có quy định riêng về việc cấp Giấy chứng nhận cho hộ gia đình, cá nhân đang sử dụng đất mà không có giấy tờ về quyền sử dụng đất.

Việc có được cấp Giấy chứng nhận hay không sẽ phụ thuộc vào từng trường hợp cụ thể, trong đó cần xem xét thời điểm bắt đầu sử dụng đất, nguồn gốc sử dụng, tình trạng tranh chấp, việc vi phạm pháp luật đất đai và các điều kiện khác theo quy định hiện hành.

Do đó, người không còn hoặc chưa từng có giấy tờ sử dụng đất vẫn nên kiểm tra nguồn gốc và quá trình sử dụng thửa đất để xác định mình có thuộc trường hợp được xem xét cấp Giấy chứng nhận hay không.

Khi sang tên sổ đỏ, sổ hồng thì sử dụng giấy chứng nhận hay giấy tờ sử dụng đất?

Theo quy định tại Điều 45 và Điều 133 Luật Đất đai 2024, điều kiện tiên quyết để người sử dụng đất có thể thực hiện các quyền như chuyển đổi, chuyển nhượng, tặng cho, thế chấp… là phải có một trong các loại Giấy chứng nhận hợp pháp, bao gồm: Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất; Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở; Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất hoặc Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất.

Do đó, trong trường hợp người sử dụng đất chỉ có giấy tờ chứng minh nguồn gốc sử dụng đất (như văn bản giao đất, giấy viết tay, hồ sơ kê khai…) mà chưa được cấp Giấy chứng nhận thì bắt buộc phải thực hiện thủ tục đề nghị cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất theo quy định tại Điều 137 của Luật Đất đai 2024.

Người sử dụng đất cần hiểu rõ loại giấy tờ nào được pháp luật chấp nhận để bảo vệ quyền lợi hợp pháp của mình

Việc hiểu rõ giấy tờ mình đang có thuộc loại nào, có được công nhận theo pháp luật hay không chính là bước đầu tiên để người sử dụng đất chủ động trong mọi thủ tục pháp lý về đất đai, đồng thời bảo vệ những quyền lợi hợp pháp của bản thân. Vietnam Land hy vọng những thông tin được chia sẻ phía trên sẽ là nguồn tham khảo hữu ích giúp bạn tự tin hơn trong hành trình hoàn thiện hồ sơ pháp lý và khẳng định quyền sử dụng của mình.

Kết luận

Giấy tờ sử dụng đất là căn cứ quan trọng để xác định quyền sử dụng đất và thực hiện các thủ tục pháp lý liên quan, nhưng không thay thế Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. Hiểu đúng loại giấy tờ, điều kiện cấp sổ và cách kiểm tra pháp lý sẽ giúp người dân bảo vệ quyền lợi, hạn chế rủi ro khi giao dịch nhà đất. VIETNAM LAND đồng hành cung cấp thông tin và hỗ trợ các thủ tục đất đai phù hợp.

Có thể bạn quan tâm: